BLORA, SABDODADINEWS – Hingga tahun 2025, Pemkab Blora hanya miliki 15 pejabat fungsional Arsiparis yang tersebar di enam Organisasi Perangkat Daerah.
Hal itu diungkapkan oleh Gartini Kabid Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Blora, Rabu (23/4/2025).
“Saat ini hanya ada 15 tenaga fungsional kearsipan, idealnya setiap OPD hingga tingkat kecamatan minimal ada satu tenaga fungsional kearsipan,” ujar dia.
Dikatakan, di Kabupaten Blora ada 44 instansi, sehingga ia menilai, jumlah tenaga fungsional kearsipan paling tidak harus berjumlah 48 pegawai.
Nantinya tersebar disetiap instansi dan empat orang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Disisi lain, ia menilai, adanya tenaga fungsional kearsipan dapat membantu dalam pemilahan dokumen atau arsip disetiap OPD dan instansi lainnya.
Sehingga arsip statis (Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan) maupun arsip dinamis (Arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari dan disimpan selama jangka waktu tertentu) dapat dibedakan.
“Jadi kalo arsip statis itu biasanya memiliki nilai sejarah. Sehingga dapat disimpan di sini (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan),” terangnya.
Diungkapkan, adanya tenaga fungsional kearsipan dapat memilah arsip yang akan dimusnahkan dan tetap disimpan. Ia mengatakan pemusnahan arsip harus sudah memenuhi Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau usia arsip tersebut.
“Batas retensi arsip itu berbeda-beda. Arsip terkait keuangan biasanya minimal 10 tahun. Kalo arsip korespondensi bisa 2 hingga 3 tahun,” sambungnya.
“Pemusnahan arsip juga akan dinilai oleh tim JRA, arsip baru bisa dimusnahkan,” imbuh Gartini.
Lebih lanjut, Gartini menyebutkan setiap tenaga fungsional kearsipan disetiap instansi juga akan memiliki bawahan staf yang membantu. Namun jumlah di setiap instansi berbeda-beda.
“Kalo hanya di Kecamatan mungkin cukup satu mengingat jumlah arsip yang diciptakan sedikit, kalo di instansi yang besar dengan kebutuhan arsip tiap tahunnya tinggi harus memiliki staf dibawahnya,” jelasnya.
Selanjutnya, ia mengungkapkan selain tenaga kearsipan, idealnya setiap instansi memilik record center atau ruangan kearsipan. Sehingga ruangan tersebut dapat menampung segala arsip instansi sebelum di serahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Jadi fokusnya tenaga kearsipan dapat mengelola segala arsip yang dimilik instansi,” ujar dia.
Ditambahkan, hingga tahun 2025 hanya ada 20 instansi pemkab Blora yang menyerahkan dokumen kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Dokumen yang diserahkan itu paling tua di tahun 1970an. Saat ini baru 20 dari 44 instansi yang menyerahkan arsip ke sini. Tapi biasanya melihat JRA arsip tersebut,” tambahnya.
(/Ek)
About the Author
